6.1 Bedrijfsvoering

Wij werken in dedicated teams met agile tools aan het bereiken van resultaat op de belangrijkste opgaven uit het coalitieakkoord (groeiende, duurzame en inclusieve stad). In 2021 hebben we deze samenwerking zoveel mogelijk op afstand moeten doen met gebruik van digitale tools. Ook participatie heeft vaak op afstand en met gebruik van digitale tools plaatsgevonden.

Ook in 2021 hebben we een klantreis onderzocht, bij Monumentenzorg. Bij een klantreis bezien we samen met klanten en collega's van verschillende afdelingen wat klanten tegenkomen als ze zaken met ons willen doen en wat er beter kan. In 2022 gaan we hiermee door, onder andere het indiensttredingsproces voor nieuwe medewerkers en de bezwaarprocedure.Het digitaliseren van onze bedrijfsvoering heeft als gevolg van de coronacrisis opnieuw een boost gekregen; we werken inmiddels vrijwel papierloos. Dat doen wij nadrukkelijk met oog voor privacy en bescherming van data; een nieuwe verwerking of applicatie start in beginsel niet voordat er een DPIA is uitgevoerd. De mate van aandacht voor het thema informatievoorziening en IT zal de komende jaren alleen maar verder toenemen.Binnen het programma Omgevingswet werken we aan het 'omgevingswetproof' maken van onze werkprocessen. Zo zijn we In 2021 van start gegaan met de Omgevingstafel, een integrale werkwijze waarbij we kijken of we wenselijke initiatieven uit de stad ook haalbaar kunnen maken. Dat levert positieve feedback op van de initiatiefnemers en ook leerpunten op basis waarvan we dit proces verbeteren.

In 2021 is het schetsontwerp voor het nieuwe stadhuis opgesteld en een raadsvoorstel met krediet voorgelegd. In december heeft 2021 de raad hiermee ingestemd. De lessen uit de coronacrisis (hybride werken) worden meegenomen in het uitwerken van het schetsontwerp naar het voorlopig en definitief ontwerp.

We merken dat de arbeidsmarkt in 2021 krapper is geworden. Steeds meer vacatures zijn moeilijker vervulbaar, we moeten meer moeite doen om de juiste doelgroep aan te boren. Desondanks hebben wij veel vacatures kunnen vervullen – veel nieuwe medewerkers kiezen voor Amersfoort als combinatie van een woon- én werkgemeente. Daar zit dan ook een belangrijke doelgroep.Strategische personeelsplanning (SPP) heeft constant onze aandacht. De schaalsprong die we als stad maken betekent ook iets voor de benodigde capaciteit in de organisatie (zowel kwantitatief als kwalitatief). We werken aan onze 21ste eeuwse vaardigheden door te investeren in opleiding en ontwikkeling. In 2021 hebben wij wederom meegedaan aan Diversity Day. Dit was één van de activiteiten in het kader van inclusie op de werkvloer. In 2022 herijken wij ons diversiteits- en inclusiebeleid.

In 2021 is een mijlpaal bereikt door het uitfaseren van het verouderde document management systeem DocsOpen. Alle energie kan nu gericht worden op de nieuwe, gewenste inrichting op basis van Microsoft technologie. Daarnaast zijn extra functionaliteiten uit het Microsoft365 platform in gebruik genomen, daarmee heeft de digitale samenwerking een stimulans gekregen.

Met enige regelmaat wordt de informatiebeveiliging van Amersfoort op de proef gesteld. We zien hierin een duidelijke toename. Ons beleid en werkafspraken zijn in 2021 scherper gemaakt op het gebied van communicatie en bereikbaarheid, zodat we weten hoe te handelen bij incidenten. Eind december 2021 hadden we te maken met een wereldwijde dreiging vanwege Log4j software.

Het kabinet heeft het voorstel van de nieuwe Archiefwet in november 2021 ingediend bij het parlement. De Tweede Kamer en daarna de Eerste Kamer moeten de wet dan nog goedkeuren. Daarna kan de nieuwe Archiefwet in werking treden. Intern Amersfoort is in 2021 een start gemaakt met een impactanalyse - en zijn de bestaande, huidige eisen geborgd in afspraken en werkwijzen.

In 2021 is één van onze strategische doelstellingen als volgt bepaald 'We sluiten met onze dienstverlening steeds beter aan op de behoefte en leefwereld van onze inwoners en de maatschappelijke opgaven.'Vanuit de informatievoorziening werken we aan diversiteit van kanalen - en hoe deze er voor de inwoner/bedrijf uit ziet. In dat kader bereiden wij ook de implementatie van de Wet open overheid (Woo) voor.

In Amersfoort zijn verschillende teams bezig met datamanagement: onder andere het GEO team, smart city team, team sturingsinformatie, datalab, onderzoek & statistiek en het technische team. Zo is in 2021 een levendige community ontstaan waarbinnen 'informatie voor stad en organisatie' als een strategisch doel is bepaald.