Bedrijfsvoering

1. Strategische Personeelsplanning
Amersfoort groeit en blijft ook de komende jaren doorgroeien. Dat zien we ook terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; we maken een schaalsprong als stad en dat vraagt ook een schaalsprong als organisatie. Op bepaalde thema’s vraagt de samenleving bovendien een andere rol van de overheid.
Bij een gelijkblijvend personeelsbeleid ontstaat een disbalans tussen vraag (bestuurlijke ambities, opgaven, projecten en diensten) en aanbod (capaciteit - kwaliteit en kwantiteit - van de ambtelijke organisatie). We werken daaraan onder de noemer ‘strategische personeelsplanning’ en herijken ons personeelsbestand cyclisch. Daarnaast krijgen we door portfoliomanagement steeds beter grip op de totale werkvoorraad en zijn we beter in staat om het gesprek te kunnen voeren over prioritering in het werk.
De krapte op de huidige arbeidsmarkt vraagt bovendien om als aantrekkelijke werkgever te blijven investeren in de vaardigheden en ontwikkeling van onze medewerkers en het werven van nieuwe talenten. Kennisbehoud en kennisontwikkeling, inzetten op innovatie en datagestuurd werken, brede inzetbaarheid en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken. In ons opleidingsbeleid focussen we onder andere op digitale vaardigheden en samenwerkvaardigheden (de zogenaamde 21ste eeuwse vaardigheden).

Inclusieve organisatie – we gaan voor divers talent
Wij gaan voor divers talent. Wij hebben de overtuiging dat een divers personeelsbestand bijdraagt aan de effectiviteit van onze organisatie. Diverse achtergronden brengen namelijk meervoudige perspectieven en talenten met zich mee. Dat komt de kwaliteit van ons werk ten goede. De afgelopen jaren hebben we hieraan gewerkt op basis van de 'Visie op gemeente Amersfoort als inclusieve en diverse organisatie'. In 2021 hebben we:

• Deelgenomen aan de landelijke Diversity Day in oktober 2021 – hybride georganiseerd, deels online en deels op het stadhuis.
• Gebruik gemaakt van specifieke werving en selectiebureaus om divers talent binnen te halen.
• Een bijdrage geleverd aan het blad “Jong en Ambtenaar’, een speciale uitgave van Binnenlands bestuur.

• Ons ingezet om mensen uit de doelgroep van de Wet Banenafspraak duurzaam een plek te bieden bij de gemeente Amersfoort en te behouden. Op dit moment werken bij Gemeente Amersfoort 11 medewerkers vanuit het doelgroepregister. Ze tellen mee voor9,5 banen.  
• Toegankelijkheid en inclusie is een belangrijk thema in het ontwerp van het nieuwe stadhuis.

• Een training Interculturele communicatie georganiseerd voor interne vertrouwenspersonen.

Onze visie en plan van aanpak voor het thema diversiteit en inclusiviteit in onze organisatie gaan we begin 2022 herijken.
Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie
Wij vinden het belangrijk dat wij een sociaal veilige gemeentelijke organisatie zijn. Wij zetten in op blijvend meer bewustwording en meer aandacht voor veiligheid op de werkvloer. Een open cultuur waarbij we respectvol met elkaar omgaan en elkaar durven aan te spreken op grensoverschrijdend gedrag. Dat geldt ook voor interacties tussen mensen waarbij er verschil is in invloed of macht.
In onze aanpak ligt de focus op het kunnen komen tot morele oordelen en borgen van die gedachtegang in zogenoemde morele beraden. De training morele oordeelsvorming is verplicht onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Om de persoonlijke weerbaarheid te verhogen van de medewerkers, is ook dit onderdeel in 2021 opgenomen in het opleidingspakket voor alle medewerkers.
Meldingen
In 2021 zijn er 2 nieuwe meldingen geweest van een mogelijke integriteitsschending binnen de organisatie. Eén melding lag op het relationele vlak, deze melding is intern onderzocht en afgehandeld zonder sanctie. De andere melding wordt door Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten (BING) onderzocht. Dit onderzoek loopt nog.
Vertrouwenspersoon
De organisatie beschikt over drie interne vertrouwenspersonen en een coördinator. De interne vertrouwenspersonen zijn in 2021 door 9 personen benaderd voor een individueel gesprek. Dat is meer dan het jaar hiervoor. De rode draad in de diverse gesprekken lag in mindere mate op het thema integriteit of ongewenste omgangsvormen, maar meer op de verhouding tussen manager en medewerker. Vanuit het thema 'sociale veiligheid' besteden wij daar de komende tijd extra aandacht aan.
Wij werken ook met een extern vertrouwenspersoon voor medewerkers die liever iemand van buiten de organisatie willen spreken. Daar zijn in 2021 2 meldingen gedaan van ongewenste omgangsvormen. De meldingen gingen met name over ervaren onheuse bejegening en intimidatie door de leidinggevende.
2. Arbeidsomstandigheden
Thuiswerken en vitaliteit
In 2021 heeft het thuiswerken een stevige plek gekregen in de organisatie. Alle medewerkers hebben de mogelijkheid een goede ARBO-stoel, een bureau en beeldschermen in bruikleen te krijgen. In het najaar is een contract afgesloten met het circulair bedrijf Opnieuw! die via een webportal aan alle medewerkers ergonomisch verantwoorde thuiswerkplekfaciliteiten in bruikleen aanbiedt. 504 medewerkers hebben van deze mogelijkheid gebruik gemaakt in 2021. De ARBO-stoel wordt door een ergonomisch specialist direct bij levering thuis, ingesteld.
In 2021 is sterk ingestoken op de energie en de vitaliteit van medewerkers. Hiervoor is het programma Fit@Amersfoort! ingekocht van EnergyPlatform. Ruim 850 medewerkers hebben deze app gedownload en ruim 350 medewerkers hebben actief meegedaan aan de op vitaliteit gerichte programma’s. We zagen daarnaast dat een bijkomend effect van de coronamaatregelen en lock-downs was dat medewerkers minder in beweging kwamen en langere tijd aaneengesloten achter het beeldscherm zaten. Vanuit preventieoogpunt is het pauzeprogramma Pausit ingezet. Nek- en schouderklachten, maar ook rugklachten kunnen hiermee voorkomen worden.
Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) pilot-afdelingen
In 2021 zijn 6 pilotafdelingen gaan werken op basis van een activiteitgericht kantoorconcept. Daarvoor hebben verbouwingen plaatsgevonden op een aantal verdiepingen van het stadhuis. Na de verbouwing heeft er een RI&E-onderzoek plaatsgevonden. De uitkomsten van dit onderzoek waren positief. De aandachtspunten op het gebied van plaatsing bureaus, lichtinval en beschermd bellen, zijn direct ingeregeld.
3. Verzuim
Bedrijfsartsen en bedrijfsmaatschappelijk werk
Wij hanteren het eigen regiemodel voor de verzuimbegeleiding. Onze bedrijfsartsen hebben samen met leidinggevenden, medewerkers begeleid in hun verzuimtraject volgens de Wet Poortwachter. De lange termijneffecten van corona zijn nog niet bekend. Medewerkers die deze ziekte hadden, en daar nog klachten van ondervinden, worden nauwgezet gevolgd. De verzuimcijfers zijn in 2021 relatief gedaald ten opzichte van 2020, maar met 5,28% toch iets boven het streefcijfer van 5%.
De inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk is ook in 2021 van belang gebleken. Werk-privé balans, stress en (dreigende) burn-out en verwerkingsproblemen waren voor 54% onderwerp van de hulpvragen. De overige 46% lagen op het gebied van copingstijl, werkdruk, relatie met collega/leidinggevende, andere persoonlijke problemen, (dreigend) conflict en assertiviteit. Veertig procent van de hulpvragers is doorverwezen naar externe hulpverleners of vertrouwenspersonen.
4. Interne dienstverlening
In "Werken voor bestuur en stad" is afgesproken dat we gaan werken volgens één intern dienstverleningsconcept. Verder wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van de interne dienstverleners. We streven er naar de interne dienstverlening voortdurend te verbeteren en efficiënter te maken. De interne klantbenadering en partnerschap staat daarbij bij alle interne dienstverleners voorop. Met het nieuwe Stadhuis als stip op de horizon wordt het samen werken aan één intern dienstverleningsconcept steeds concreter.  

Facilitaire zaken

2021 stond, zoals verwacht, in het teken van de voorbereidingen op de nieuwe huisvesting van het Stadhuis. Zo is een pilotproject op 6 afdelingen gerealiseerd uitgaande van flexibel werken en huisvesting (tijd- en plaats- onafhankelijk werken). Dit werkplekconcept zal de komende jaren verder worden geëvalueerd en verbeterd. Onderdeel van dit werkplekconcept zijn de voorzieningen voor het thuiswerken die vanwege de Corona-situatie zijn ingericht.     
Naast de voorbereidingen op de toekomst vraagt de instandhouding van de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie doorlopend aandacht. In het licht van de planvorming voor het toekomstig Stadhuis is het onderhoud beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Een acceptabel en ARBO-verantwoord werkklimaat is de basis, waarbij er de komende jaren nog wel diverse aanpassingen en maatregelen nodig zijn. Klimaatbeheersing blijft hierin een belangrijk aandachtspunt. In  2021 is conform de planning binnen-zonwering aangebracht om te voorkomen dat de werktemperatuur in het Stadhuis te hoog oploopt.

5. Informatievoorziening

ICT voorzieningen binnen het Huis voor de Stad

In 2021 zijn belangrijke stappen gezet voor de realisatie van een nieuw Huis voor de Stad. Er is een aanbesteding gedaan voor een 'total engineering team' van waaruit het team 'Kraaijvanger' is voortgekomen. Vervolgens is het schetsontwerp opgesteld en een raadsvoorstel met krediet voorgelegd. In december heeft de raad hiermee ingestemd. Binnen het schetsontwerp is de technische ICT installatie op hoofdlijnen beschreven, deze moet in het detailontwerp verder uitgewerkt worden. De voorwaarden voor deze installaties zijn breed opgehaald binnen en buiten de organisatie, waarbij ook gebruik is gemaakt van enkele landelijke standaarden zoals beschreven in het handboek ICT huisvesting en bekabeling van het Rijksvastgoedbedrijf.  

Instellen van een CIO office

In 2021 zijn stappen gezet om de kwaliteit van de informatiehuishouding naar een hoger niveau te brengen. Zo zijn per 1 april 2021 de afdelingen ITDA, Archief Eemland en het Team Informatiebeheer samengevoegd tot één afdeling Informatievoorziening. Dit is gedaan om de integraliteit en onderlinge samenwerking te verbeteren. Naast het aanstellen van een directeur/CIO is er een CIO-office ingericht en gaat de gemeente het portfoliomanagement verder vormgeven. Het zijn belangrijke én noodzakelijke stappen die bijdragen aan een verdere professionalisering van de informatievoorziening.

Een opdrogende papierstroom

In 2020 werd al geconstateerd dat de papierstroom langzaam maar zeker opdroogt. Deze trend heeft zich verder voortgezet in 2021. Achterstanden worden weggewerkt. De aanwas van digitale informatie groeit. Reden te meer dat op korte termijn een gemeentebrede, digitale archiefvoorziening gerealiseerd wordt. Met alle bovenstaande ontwikkelingen die het nodige van de capaciteit hebben gevraagd, is deze archiefvoorziening in 2021 nog niet gerealiseerd, maar is daar wel een begin mee gemaakt en staat het voor 2022 hoog op de agenda, te samen met de doorontwikkeling van digitaal- en zaakgericht werken.

Digitale transformatie raakt ons allemaal

Het jaar 2022 vormt voor de ambtelijke organisatie het jaar van de digitale transformatie. Onderdeel van dit jaar vormt de leergang Leiderschap bij Digitale Transformatie. Deze leergang is initieel bedoeld voor directie, afdelingshoofden en project- en programmamanagers. In 2021 is de aanbesteding uitgevoerd om te komen tot de selectie van een kennispartner.

Naleving Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO)

De Wet FIDO bepaalt dat het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties alleen mag voor de publieke taak. Enige uitzondering hierop is het uitzetten van overtollige middelen. Deze uitzettingen dienen dan een prudent karakter te hebben en niet gericht te zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatig risico. Daarnaast bepaalt de Wet FIDO dat de gemiddelde netto vlottende schuld per kwartaal niet de kasgeldlimiet overschrijdt (bepaald in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden) en dat het renterisico op de vaste schuld van de gemeente de  renterisiconorm (bepaald in de uitvoeringsregeling), niet overschrijdt. Wij hebben de bepalingen in de wet FIDO nageleefd en hiermee (niet-)financieel rechtmatig gehandeld.

Voor een overzicht van de door het College geconstateerde onrechtmatigheden verwijzen we u naar het onderdeel ‘Begrotingsrechtmatigheid’ in deze Jaarstukken.

Het voorkomen van fraude en onrechtmatig handelen is binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. In de werkprocessen van de organisatie zijn tal van maatregelen genomen om het risico op fraude en onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te reduceren. Te denken valt hierbij aan functiescheiding, toepassen van ‘meer ogen – principe’ en ICT- maatregelen op het gebied van identificatie en authenticatie. Daarnaast is in de organisatie ook aandacht voor de meer culturele en gedragskant van fraude en onrechtmatigheden. Voorbeelden hiervan zijn aan trainingen op het gebied van morele dilemma’s en beleid om een veilig werkklimaat te waarborgen. In 2021 zijn geen gevallen van interne fraude binnen de organisatie geconstateerd. In het kader van mogelijk onrechtmatig handelen van medewerkers, hebben twee integriteitsonderzoeken plaatsgevonden.