6.1 Bedrijfsvoering

ICT hybride/thuiswerkvoorziening
Als gevolg van de coronacrisis zijn er incidenteel extra digitale voorzieningen (tablets, monitoren, software en digitale vergadervoorzieningen stadhuis) getroffen.
Bij de zomerrapportage is een overschrijding gemeld van € 180.000. Deze is uiteindelijk als gevolg van leveringsproblemen lager geworden.
Voor de structurele component van € 80.000 aan thuiswerkkosten is bij de Kadernota 2022-2025 budget ter beschikking gesteld.

ICT E-formulieren
Dit project bestaat uit zowel het opstellen van nieuwe                e-formulieren, als het aanpassen van al bestaande e-formulieren. Voor nieuwe formulieren vindt de dekking van de kosten plaats uit bestaande budgetten. Echter voor het aanpassen van al bestaande formulieren was geen ruimte binnen de huidige budgetten.
Bij de zomerrapportage is een overschrijding gemeld van € 150.000. Deze is uiteindelijk iets lager geworden.

ICT Dienstverleningsovereenkomst dataopslag- en server systemen
Het project Storage & Compute voorziet in het onder beheer brengen bij een externe partij van het dataopslagsysteem en het serverpark (apparatuur). Deze overeenkomst is in per 2021 ingegaan, de structurele dekking van deze kosten is meegenomen in de kadernota 2022-2025.
Bij de zomerrapportage is een overschrijding gemeld van € 132.000. Door wisselingen in de licenties en het schuiven in de tijd konden we deze opvangen binnen de huidige budgetten.

ICT wijkteams
Als gemeente verzorgen we de informatievoorziening en IT voor de Stichting Wijkteams Amersfoort. Van een aantal ingeschatte werkzaamheden op basis van nacalculatie is geen gebruik gemaakt door de Stichting.

Digitalisering bouwdossiers
Het project, onderdeel van de actie Schoon Schip, is door een niet gelukte aanbesteding vertraagd en pas in het najaar 2020 echt van start gegaan. Daardoor heeft de afronding niet in 2021 plaatsgevonden. Het digitaliseren van de bouwvergunningen over periode 1979-2010 wordt naar verwachting in het tweede kwartaal van 2022 afgerond.

Landmeten
Het budget voor geo-werkzaamheden is in 2021 niet volledig benut. Zo heeft er in 2020 een grote actie plaatsgevonden op mutatiedetectie op basis van luchtfotovergelijking voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen). Hierdoor waren deze werkzaamheden in 2021 niet noodzakelijk.

Vervanging GPS-apparatuur en BIS/RIS-systeem (raadinformatiesysteem)
De vervanging van de GPS-apparatuur is vanwege de nog goede staat van de apparatuur uitgesteld naar 2022. Ook de vervanging van het raadinformatiesysteem is uitgesteld naar 2022.

Project Amersfoort Digitaal
Het programma Amersfoort Digitaal, dat in maart 2019 is gestart als opvolger van het programma Digitaal Zaakgericht Werken is in 2021 afgerond.

Kapitaallasten
Om diverse redenen is een deel van de begrote investeringen uitgesteld of nog niet zover gereed dat deze in gebruik genomen zijn. Hierdoor zijn de kapitaallasten in 2021 lager dan begroot. Voor een uitgebreide toelichting hierover verwijzen wij u naar het overzicht van de investeringen binnen dit programma.
De niet gerealiseerde kapitaallasten zouden voor een bedrag van € 537.000 worden gedekt uit de reserve vervangingsinvesteringen. Hierdoor heeft in 2021 dus ook een lagere onttrekking uit deze reserve plaatsgevonden.

Onderhoud Stadhuiscomplex
Na het uitvoeren van een second-opinion en de daaropvolgende aanbesteding bleek het noodzakelijk onderhoud aan het stadhuis te kunnen worden verminderd. De incidenteel lagere uitgaven leiden in 2021 ook tot een lagere onttrekking aan de reserve onderhoud Stadhuisplein.

Corona
Het massale thuiswerken als invulling van de coronamaatregelen heeft in 2021 besparingen opgeleverd. Vooral de uitgaven voor catering, energie, aankoop kantoorartikelen en document- vervaardiging waren lager. Dit is een incidenteel voordeel van ca. € 300.000. Daar staan uitgaven voor thuiswerkplekken tegenover van € 130.000. Doordat het onzeker is of huurinkomsten van gemeentelijk vastgoed worden geïncasseerd is er rekening gehouden met lagere inkomsten van ruim € 221.000.

Huurkorting niet-maatschappelijke huurders
Op 22 juni heeft de Raad besloten over het voorstel om niet-maatschappelijke huurders maximaal 50% huurkorting te verlenen, indien zij kunnen aantonen dat ze een sterke omzetdaling hebben gehad als gevolg van corona in de periode tussen oktober ‘20 tot en met juni ‘21. Voor programma 6.1 Bedrijfsvoering gaat het om een bedrag van € 90.000.

Energiekosten Smallepad
Een post die was opgenomen voor een verwachte nabetaling voor de kosten van energie aan hetSmallepad bleek niet nodig te zijn.

Personeel
De extra lasten op de salarisbudgetten zijn veroorzaakt doordat er extra personeel moest worden ingehuurd vanwege onder andere ziekteverzuim, organisatieontwikkelingen en meer uit te voeren projecten.
De extra baten worden veroorzaakt doordat de extra inhuur van medewerkers aan de diverse projecten konden worden toegerekend. Daarnaast was de productiviteit van zowel de inhuur als eigen medewerkers hoger dan vooraf geraamd.

Formatieve taakstelling informatiebeheer
De bezuinigingstaakstelling van 4,2 fte kon toch voor een deel al in 2021 worden ingevuld. De niet ingevulde taakstelling zou worden gedekt uit de Bedrijfsvoeringsreserve. Hierdoor heeft in 2021 dus ook een lagere onttrekking uit deze reserve plaatsgevonden.

Amersfoortse Loopbaan Academie
Mede door Corona heeft een deel van de activiteiten van de Amersfoortse Loopbaan Academie geen doorgang kunnen vinden in 2021. Het budget voor onder meer centrale opleidingen en managementdagen is niet ten volle benut.

Stimuleringsbudget garantiebanen
Mede door Corona is het ons niet gelukt om nieuwe plaatsingen vanuit de Wet Banenafspraak te realiseren. Hierdoor hebben we het stimuleringsbudget niet optimaal kunnen benutten.
We houden ons strak aan het rijksbeleiden werken voornamelijk vanuit huis. Als organisatie moesten we ons in korte tijd aanpassen aan het virus. Dat vraagt van onze medewerkers veel aanpassingsvermogen, flexibiliteit en veerkracht: competenties die per definitie niet vanzelfsprekend zijn voor mensen uit het doelgroepregister bij aanvang in de functie.

Reserve Stadhuis
Lagere onttrekking uit de reserve onderhoud Stadhuis door de vermindering van het uit te voeren onderhoud.

Reserve toekomstige vervangingsinvesteringen
Een lagere onttrekking aan de reserve toekomstige vervangingsinvestering levert in 2021 een nadeel op. Deze lagere onttrekking komt doordat de werkelijke kapitaallasten op ICT-investeringen lager waren dan begroot. Zie hiervoor ook de financiële toelichting hierboven en het overzicht van investeringen binnen dit programma.

Bedrijfsvoeringsreserve
Een lagere onttrekking aan de Bedrijfsvoeringsreserve levert in 2021 een nadeel op. Deze lagere onttrekking komt doordat de werkelijke kosten voor de niet ingevulde formatieve taakstelling informatiebeheer lager waren dan begroot. Zie hiervoor ook de financiële toelichting hierboven.